Agil ab morgen früh: Ein einfaches Tool für den Schnellstart in agiles Arbeiten

Ich möchte Ihnen heute ein einfach zu implementierendes Tool aus der agilen Arbeitswelt vorstellen, das Taskboard. Es nimmt einen zentralen Platz in einigen agilen Methoden ein und wird auch als Scrum-Board oder Kanban-Board bezeichnet – je nach genutztem Modell. Das Grundprinzip bleibt dabei das gleiche, unabhängig vom Namen. Der Charme des Taskboards liegt in dessen Einfachheit. Es ist leicht zu verstehen, einfach in der Handhabung und Einstiegshürden gibt es praktisch keine. Ein perfekter Opener also für die Reihe „Easy Einstieg in agiles Arbeiten“, in der regelmäßig ein Tool aus dem Werkzeugkoffer agiler Arbeit behandelt wird.

Bevor es los geht, lassen Sie mich kurz zwei Grundvoraussetzungen ansprechen, die erfüllt sein sollten, um die Chance auf dauerhaften Erfolg zu maximieren.

Verantwortlichkeiten: Ein Teammitglied verantwortet Ein- und Durchführung der agilen Tools, pflegt Kalendereinträge und ist Ansprechpartner für Fragen.

Teamgröße zwischen 3 und 9: In der agilen Methode Scrum wird eine Teamgröße von 3 bis 9 Mitglieder empfohlen – das möchte ich unterstreichen. Sie können sich alternativ merken: Je kleiner, desto besser: Weniger Diskussion, weniger Abstimmung, mehr Redeanteil pro Person.Sind diese beiden Punkte erfüllt, kann es losgehen:

Quickstart: Zum Starten des Taskboards suchen Sie sich eine freie Wand und teilen diese, z.B. mit Klebeband in eine Tabelle ein. Die Tabelle sollte aus mindestens drei Spalten bestehen, die Sie „Todo", „In Arbeit“ und „Erledigt“ nennen. Schreiben Sie nun alle Aufgaben, an denen Ihr Team gerade arbeitet auf Post it´s und kleben diese in die entsprechende Spalte. Ein kleines Beispiel: Ihr Kollege feilt gerade am Monatsreport für den Lieblingskunden? Dann kleben Sie das Post-it „Monatsreport für Griesgram GmbH“ in die Spalte „In Arbeit“.

Alle derzeitigen Aufgaben sind verteilt? Dann können Sie nun auch die bevorstehenden Aufgaben planen und in die Todo-Spalte hängen. Der nächste Kollege, der nichts zu tun hat, zieht sich das wichtigste (=oberste) Post-it. Et Voilá: Sie arbeiten nach dem Pull-Prinzip – niemand bekommt mehr Arbeit zugewiesen, die Teammitglieder „ziehen“ sich selbstständig ihr nächstes Arbeitspaket und sind ein Schritt in Richtung Selbstverwaltendes Team gegangen.

Vorteile:

• Visualisierung: Die Teammitglieder (und die Stakeholder) sehen zu jederzeit, wieviel und welche Arbeit im System ist – und das ist gut. Es geht im agilen Kontext nie um Kontrollmechanismen, sondern um Transparenz und damit Möglichkeiten zur Kollaboration und gegenseitigen Unterstützung. Auch Engpässe und Probleme werden visualisiert. Es ist auf den ersten Blick erkennbar, wo ein Aufgabenpaket „stecken“ bleibt und wer gerade zu viele Dinge gleichzeitig bearbeitet.

• Commitment: Sobald ein Post-it von „Todo“ nach „In Arbeit“ geschoben wird, weiß jeder, dass die Aufgabe auch abgeschlossen wird. Es gibt keinen Weg zurück auf „Todo“. Sie werden schnell merken, dass durch dieses Commitment ein Flow entsteht und die Durchflussrate der Arbeitspakete signifikant gesteigert wird.

• Flexibilität: Das Taskboard kann (und soll) verändert werden. Die drei Spalten „Todo“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ stellen die grundlegende Konfiguration dar. Sie sollten Ihren gesamten Prozess abbilden und ihr Taskboard um die Spalten „In Review“, „In Testing“ oder „Warten auf Feedback“ ergänzen – bilden Sie Ihren individuellen Workflow ab. Oder experimentieren Sie mit neuen Zeilen. Sie können beispielsweise eine „Fastlane“-Zeile hinzufügen, um wichtigen Ad Hoc-Aufgaben gerecht zu werden. Ihr Taskboard und ihr Team wachsen an den Experimenten und Weiterentwicklungen.

• Bewegung: Sobald eine Aufgabe den Status wechselt, wird das Post-it umgeklebt. Sie stehen also auf, gehen zum Taskboard und wieder zurück. Das bringt den Kreislauf in Schwung und hat den gleichen Impact wie eine kurze Pause.

Protips:

• Planung: Nutzen Sie das Taskboard, um Ihr Projekt zu planen. Sie können zum Beispiel auf wöchentlicher Basis die Arbeitspakete in der „Weekly Todo“-Spalte planen und priorisieren. Sie vermitteln Ihrem Team damit Sicherheit in Bezug auf die Arbeit für den kommenden Zeithorizont.

• Backlog: Ihre Todo-Spalte wird sich sehr schnell füllen. Fügen Sie noch eine Spalt links davon hinzu, das sogenannte Backlog. Hier werden alle Aufgaben gesammelt, die für das Projekt anfallen. Sobald diese konkret werden, kleben Sie die entsprechenden Post-its in die Todo-Spalte.

• Vier Ecken: Überlegen Sie, welche Informationen auf jedes Ihrer Post-it´s gehört und bestimmen Sie dafür eine Ecke. Sie können also vier wichtige Infos auf jedem Post-it platzieren. Wie wäre es zum Beispiel mit dem Namenskürzel des Bearbeiters rechts oben und der Wichtigkeit der Aufgabe links oben? Auf ein Post-it passt mehr Information, als die knapp 58cm2 vermuten lassen!

• Limitieren Sie das System: Eine Grundlage des agilen Modells Kanban ist der „Flow“, also der gleichmäßige und vorhersehbare Strom an erledigter Arbeit. Dieser Strom kann nur fließen, wenn Arbeitspakete auch abgeschlossen werden. Wenn Sie die Maximale Anzahl an Post-its auf dem Kanban Board limitieren, zwingen Sie sich und Ihr Team dadurch, Aufgaben fertigzustellen, bevor Sie neue beginnen. Das ist Ihr Work in Progress-Limit (WIP-Limit). Es bedarf einiger Experimente und Anpassungen, bis Sie das passende WIP-Limit für Ihr Taskboard gefunden haben. Ein Tipp aus der Praxis: Je kleiner das WIP-Limit ist, desto besser.

• Digitalisieren: Sollten Sie in einem dezentralen Team arbeiten, müssen sie Ihr Taskboard wohl oder übel digitalisieren. Tools, die ein Taskboard darstellen können gibt es wie Sand am Meer. Ich empfehle Ihnen, mit „Trello“ zu starten. Trello ist selbsterklärend, online und kostenlos.

Abschließend möchte ich Ihnen noch einen letzten wichtigen Tipp geben: Lassen Sie sich inspirieren! Googlen Sie nach „Taskboard“ oder „Kanban Board“ und treten Sie einer agilen Community bei (zum Beispiel "agiles Netzwerk" auf Facebook. Schnell werden Sie neue Ideen und Inspiration finden. Ihr Taskboard wartet nur darauf, verbessert zu werden – am besten gleich morgen Früh.

Sollten Sie ein Transformationsprojekt planen, wenden Sie sich vertrauensvoll an das Team von Faircoach!