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Erfolgreiches virtuelles Onboarding - Geschichte des Gelingens

12.01
Antonia Jennewein

Die Geschichten des Gelingens sind Geschichten, die Mut machen sollen, neue Wege zu gehen, Neues auszuprobieren und die Veränderungen und Herausforderungen in der Arbeitswelt aktiv positiv zu gestalten.

In dieser Geschichte des Gelingens geht es um eine für beide Seiten spannende Veränderung, um das Eintreten eines neuen Teammitglieds in ein Team, eine Organisation, ein Unternehmen. Der Eintritt neuer Mitarbeitenden ist immer ein wichtiger Zeitpunkt und bestimmt über die langjährige Bindung. Doch wie kann das gerade jetzt in Zeiten physischer Distanz funktionieren?

Philipp ist Führungskraft und schon lange in seiner Firma tätig. Vor kurzem bekam er die Aufgabe ein neues Team aufzubauen. Als Philipp endlich seine Wunschkandidaten unter Vertrag hatte, dachte er, dass der wichtigste Schritt getan sei. Doch als er im Freundeskreis von seinem neuen Team und den bald dazu stoßenden Teammitgliedern erzählte und dabei auch erwähnte, dass beide zu einer Zeit starten, in der physische Treffen schier unmöglich sein würden, blickten seine Freunde ihn mitleidig an. Sie zweifelten, dass das gut ginge, wenn Philipp meinte, es sei nur mit einer Begrüßung und einer kurzen Vorstellung im Unternehmen getan.

Einige Monate später starteten dann Martina und Jonas. Für beide war es eine große Veränderung. Sie verließen ihr gewohntes Umfeld, in dem sie alle geschriebenen und ungeschriebenen Regeln kannten. Sie begaben sich auf unbekanntes Terrain, in dem sie Menschen begegneten, die sie nicht kannten und nicht einschätzen konnten, ob sie ihnen wohl gesonnen waren. Und sie standen am Anfang einer Lernreise, denn sie wussten, dass sie zwar viel Wissen mitbrachten und gleichzeitig Abläufe, Prozesse, Ansprüche und Zielsetzungen noch nicht kannten. Sie hatten zwar ihre Führungskraft Philipp in den Einstellungsgesprächen kennen gelernt, wussten aber nicht, wie er arbeitete, was ihm wichtig war, worauf es ihm ankam und was er von ihnen erwartete. Martina und Jonas waren in jeglicher Hinsicht orientierungslos.

Philipp hatte sich zwischenzeitlich viele Gedanken dazu gemacht, wie er Martina und Jonas den Eintritt ins Unternehmen erleichtern könnte, denn er wollte, dass beide schnell selbständig und eigenverantwortlich ihre Aufgaben übernahmen und zum gemeinsamen Erfolg des Teams beitragen konnten. Doch aktuell kam noch die große Herausforderung dazu, dass jeder für sich isoliert arbeitete und kaum einer im Büro war. Die Auswirkungen der Pandemie und damit verbundenen physischen Distanz auf das Formen eines Teams, auf das Festigen der Verbindung zwischen den Teammitgliedern und auf das „An-einem-Strang- ziehen“ waren groß. Wie oft hatten Philipps Freunde zudem erzählt, wie holprig ihr Start im neuen Job war und wie hart es gewesen war, sich zurecht zu finden. Philipp wollte nicht, dass seine neu gewonnene Verstärkung direkt wieder den Abflug machte wegen so etwas.

Ein halbes Jahr später saß Philipp mit Frank bei einem morgendlichen Kaffee zusammen bevor sie an ihrem gemeinsamen Projekt zu arbeiten begannen. Da sagte Frank nach einer kurzen Pause des Schweigens: „Sag mal Philipp, ich habe mich kürzlich mal intensiver mit Martina und Jonas unterhalten. Da habe ich sie gefragt, wie sie sich im Team fühlen und wie es ihnen geht. Beide haben so gestrahlt, dass durch den Bildschirm direkt zu spüren war, wie gern sie in deinem Team sind. Sie haben von dir als Führungskraft und von deinem Programm nur so geschwärmt!“ Philipp war überrascht, dass Frank ihn darauf ansprach, zog es aber vor Frank erstmal weiter sprechen zu lassen. „Wie hast du das denn hinbekommen, dass sie sich nach so kurzer Zeit schon so sehr mit dem Team und dem Unternehmen identifizieren? Was hast du gemacht?“ Philipp lächelte und begann zu erzählen. „Mir war es wichtig, nicht den Fehler zu machen, den so viele andere vor mir schon gemacht haben. Ein neuer Job ist eine große Veränderung und wie bei allen großen Veränderungen, bringt auch ein neuer Job Unsicherheit mit sich. Deshalb habe ich die 4 Vs entwickelt.

1. Verbinden – Vertrauen aufbauen

- Persönliches Treffen mindestens 1x pro Woche per Video/Präsenz
- Gib ihnen das Gefühl, nicht alleine zu sein und zeige ihnen, dass du erreichbar bist und sie für jedes Thema, jedes Problem, jede Herausforderung zu dir kommen können.
- Lasse sie sich als Teil des Teams fühlen indem du sie aktiv in verschiedensten Meetings/Treffen und Online-Konferenzen vorstellst, ihnen öffentlich Wertschätzung aussprichst und sie sichtbar machst.
- Frage sie was ihre persönliche Motivation und ihre angestrebten Entwicklungsziele sind (check-sheet)

2. Verstehen - Mache dir einen Plan für

- den Informationsfluss (was müssen sie wann wissen)
- den Aufgabenfluss (was sollen sie wann tun)
- den Trainings-Fluss (was sollen sie wann lernen)
- den Verantwortungsfluss (welche Verantwortung sollen sie wann übernehmen)

3. Vormachen und Vorbild sein

Zeige ihnen was du erwartest und wie sie Dinge „richtig“ machen

4. Verifizieren

- Achte zu jeder Zeit auf ihre emotionale Verfassung (Anzeichen von Unzufriedenheit oder Frust)
- Was geht ihnen auf die Nerven?
- Wo brauchen sie Unterstützung und Hilfe?
- Wie sehen sie ihre Entwicklung versus ihren persönlichen Plan?

Die 4 Vs helfen dabei, ihr neues Umfeld, ihre Aufgaben und Verantwortung zu verstehen, sich emotional mit dem Team und dem Unternehmen verbunden zu fühlen und zu wissen, wie Aufträge und Projekte erfolgreich umgesetzt werden. Die 4 Vs sprechen damit alle Ebenen der Bedürfnisse in einer Veränderung an und stellen sicher, dass das Vertrauen nachhaltig wächst.“ erklärte Philipp. „Und gerade in der aktuellen Situation habe ich sehr darauf geachtet, genügend Zeit mit meinen Teammitgliedern zu verbringen. Ob zu virtuellen Konferenzen, Coffee Chats oder virtuellen Brown Bag Lunches, wir nutzten die Zeit nicht nur für die arbeitsbezogenen Themen, sondern vor allem für das persönliche Kennenlernen. Dabei war mir wichtig, dass auch die beiden mich besser kennen- und einschätzen lernen.“

Frank war beindruckt. Er hatte bisher zwar immer dafür gesorgt, dass neue Mitarbeitende in seinem Team Menschen aus anderen Abteilungen kennen lernten und sich somit schnell vernetzen konnten, aber einen solchen umfassenden Plan, der zudem vor allem auch die emotionale Stabilität der Mitarbeitenden adressierte, hatte er noch nicht aufgestellt. Die Tatsache, dass Martina und Jonas sich so hervorragend integriert hatten und sich voll und ganz mit dem Team und dem Unternehmen identifizierten zeigte den Erfolg der 4 Vs.

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