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Web-Konferenzen – Motivation durch optimale Interaktion

02.06
David Neumann

Tipps und Erfolgsfaktoren für die optimale Interaktion mit Ihren Web-Konferenz und Webinar-TeilnehmerInnen

In den letzten Wochen sind wir alle zu Experten in Sachen „Web-Conferencing“ geworden. Learning by doing hieß hier oft die Devise. Neben virtuellen Meetings kommen aber auch mehr und mehr Online-Workshops und Webinare zum Einsatz. Möglicherweise finden Sie sich schnell in der Rolle der Moderatorin einer Web-Konferenz oder sogar des Online-Trainers. Die Herausforderungen hierbei sind keineswegs nur technischer Natur. Entscheidend ist vor allem: Wie können Sie zu den TeilnehmerInnen eine persönliche Beziehung aufbauen, mit Ihnen während der Veranstaltung in Kontakt bleiben und sie vor allem zur regen Teilnahme motivieren? Die folgenden Tipps helfen Ihnen nicht nur, die bestehenden Defizite der Online-Formate auszugleichen sondern auch deren Vorteile gezielt zu nutzen.

Tipp 1: Kontaktieren Sie Ihre TeilnehmerInnen bereits vor dem eigentlichen Termin

Bei Präsenzveranstaltungen findet der erste Kontakt zwischen den TeilnehmerInnen und der Seminarleitung in der Regel erst vor Ort statt. In Online-Formaten haben Sie schon davor die Möglichkeit per Mail oder über das Webinar- oder Konferenz-Tool in Kontakt zu treten. Warum nicht die Gelegenheit nutzen sich schon im Vorfeld einer Web-Konferenz ein Bild über die unterschiedlichen (oder gemeinsamen) Erwartungen machen? Warum sich nicht schon vor dem eigentlichen Seminar ein Bild über die TeilnehmerInnen machen? Versenden Sie eine Woche vor der Veranstaltung drei Fragen per Steckbrief-Formular welches die TeilnehmerInnen ausgefüllt an Sie zurückschicken, oder – falls vorhanden – in eine zentrale Dateiablage hochladen. Hierdurch schlagen Sie mehrere Fliegen mit einer Klappe: Sie kennen bereits vorab die TeilnehmerInnen und ihre Erwartungen und haben die Möglichkeit die Inhalte gezielt anzupassen. Auch Ihre TeilnehmerInnen profitieren: Sie tauchen in die Materie ein, reflektieren ihre Erwartungen, machen sich mit der Technik vertraut und können – im Falle einer zentralen Datenablage – auch schon die Anliegen der anderen TeilnehmerInnen kennen lernen.

Tipp 2: Aktivieren Sie die TeilnehmerInnen durch regelmäßige Ad-hoc-Umfragen

Die Präsenzumgebung diszipliniert. Ein Teilnehmer überlegt es sich zweimal, ob er auf seinem Smartphone seine Mails checkt, während Sie vorne am Flipchart einen Sachverhalt erklären. Eine Teilnehmerin wird nicht einfach aufstehen und den Seminarraum verlassen, bloß weil sie findet, dass die Inhalte, die Sie gerade besprechen oder vermitteln, für sie nicht relevant ist. In der virtuellen Umgebung ist die Hemmschwelle hierfür viel geringer. Umso wichtiger ist es also, dass Sie Ihre TeilnehmerInnen fortlaufend miteinbeziehen, aktivieren und immer wieder Rückmeldung einfordern. Dies gelingt beispielsweise durch regelmäßige Umfragen. Viele Konferenz-Programme besitzen entsprechende Funktionen. So können Sie nicht nur Stimmungen, Einschätzungen und Wissen abfragen, sondern auch mittels Schätzfragen die Teilnehmer aktivieren und motivierend Inhalte vermitteln. Alternativ können Sie auch auf externe Tools wie z.B. das Mentimeter zurückgreifen.

Tipp 3: Daumen hoch oder Fragezeichen? Holen Sie regelmäßig Feedback ein

„Haben Sie das soweit verstanden?“ fragt die Dozentin während einer Präsenzveranstaltung in die Runde und blickt in schüchterne Gesichter. Zwei, drei Teilnehmerinnen nicken freundlich, die andere schauen teilnahmslos auf den Boden. Natürlich gibt es auch „im wahren Leben“ Möglichkeiten von allen Anwendenden Rückmeldung zu bekommen. Aber im virtuellen Raum ist dies tatsächlich leichter möglich. Über die meisten Programme lassen sich „Buttons“ oder „Sticker“ verteilen. Ein Mausklick genügt und es ist klar, ob noch Gesprächsbedarf besteht. Ermutigen Sie Ihre TeilnehmerInnen auch spontan eigeninitiativ Rückmeldung zu geben: Ein kurzes Klatschen zwischendurch wäre in einer Präsenzveranstaltung störend – im virtuellen Seminar- oder Konferenzraum hat es für Sie einen überaus motivierenden Effekt. Wichtig: Versuchen Sie sicher zu stellen, dass Sie auch tatsächlich von allen TeilnehmerInnen regelmäßig Rückmeldung bekommen: Es ist nur wenig gewonnen, wenn Ihnen immer dasselbe Drittel virtuell applaudiert, sie aber von den anderen nie ein Feedback erhalten.

Tipp 4: Schauen Sie direkt in die Kamera

In einer Präsenzveranstaltung ist es absolut selbstverständlich, dass Sie den Anwesenden direkt in die Augen blicken. Nie kämen Sie auf die Idee ausschließlich auf Ihre Metaplanwand oder Unterlagen zu starren. In der virtuellen Umgebung passiert dies jedoch sehr schnell: Wir blicken auf unsere Powerpoint-Präsentation oder schauen uns selbst auf dem Bildschirm zu, während wir reden. Selbst wenn wir meinen, eine Teilnehmerin direkt anzusprechen, blicken wir in Wahrheit doch zielsicher an ihr vorbei: Aus der Präsenz sind wir es gewohnt, jemandem in die Augen zu schauen – aber wenn wir dies virtuell tun, schauen wir überall hin, nur nicht in die Kamera. Bei den eigentlich Angesprochenen wirken Sie so leicht abwesend und desinteressiert. Es hilft, sich diesen Umstand immer wieder bewusst zu machen, und den Blick gezielt in Richtung Kamera zu richten. Übung macht den Meister! Hilfreich kann es sein, die eigene Aufmerksamkeit durch rote, selbstgebastelte Pfeile auf die eigene Webkamera zu richten.

Tipp 5: Treten Sie rundum professionell auf

Wir kennen alle die Geschichte vom Teilnehmer einer wichtigen Webkonferenz, der obenrum schick in Hemd und Krawatte gekleidet war, unten jedoch lediglich eine Boxershort anhatte... und dann vor laufender Kamera gedankenverloren aufstand. Es muss aber gar nicht ein solches Worst-Case-Szenario sein - auch kleinere Dinge prägen das Bild: Die Gin-Bar im Hintergrund, das unaufgeräumte Bücherregel, der Schlabberpulli. All dies vermittelt Ihren TeilnehmerInnen unbewusst nicht gewollte Botschaften. In die Online-Kommunikation hat sich eine gewisse „Lässigkeit“ eingeschlichen, die im privaten Umfeld sicherlich ihren Charme hat, im Geschäftskontext jedoch schnell unprofessionell wirkt. Machen Sie sich also bewusst, wie sie auf die TeilnehmerInnen wirken wollen und welchen Bildausschnitt diese sehen sollen. Achten Sie auf eine gute Belichtung und positionieren Sie die Webcam für Sie vorteilhaft (mindestens auf Augenhöhe).

Fazit

Kleine Dinge, große Wirkung: Web-Konferenz-Tools und virtuelle Seminar-Umgebungen liefern eine Vielzahl von Möglichkeiten um einen guten Kontakt mit den TeilnehmerInnen herzustellen. Unzulänglichkeiten lassen sich leicht mit kreativen Möglichkeiten neutralisieren.

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